U svakodnevnom poslovanju često se susrećemo s dokumentima poput ponude, predračuna, avansnog računa i konačnog računa. Svaki od njih ima svoju svrhu i koristi se u različitim fazama odnosa između pružatelja usluga i klijenta. Nije baš uvijek intuitivno što je što, a razlike mogu biti važne za računovodstvo, poreze, pa i za izbjegavanje nesporazuma.
Ponuda vs. Predračun – Glavne razlike
Ponuda obično ide prva. Kad tvrtka ili obrt želi predstaviti uvjete za svoj proizvod ili uslugu, šalje ponudu. To nije nikakva čvrsta obveza – više kao informacija ili katalog, ponekad vrlo jednostavan, ponekad detaljan. Uglavnom sadrži opis i cijenu, a podatke za uplatu često izostave.
Predračun je već ozbiljniji – uvijek ima cijene i podatke za uplatu. I dalje ne obvezuje nikoga i ne ulazi u knjige, ali kupac na temelju predračuna može odlučiti želi li platiti ili ne. Sve je jasno, ali još uvijek bez poreznih posljedica.
| Element | Ponuda | Predračun |
|---|---|---|
| Obvezujuća priroda | Ne | Ne |
| Podaci za uplatu | Mogu biti, ali nisu nužni | Uvijek uključeni |
| Knjiženje u poslovne knjige | Ne | Ne |
| Uloga | Informativna, promotivna | Informativna, financijska |
Ako kupac odluči platiti unaprijed, tu nastupa avans ili predujam. To je onaj iznos koji klijent uplati prije nego što uopće vidi robu ili uslugu. Avans ne znači da je posao gotov, više je kao jamstvo da će se nešto stvarno i napraviti. U praksi se traži od 20% do 50% vrijednosti, a kod velikih narudžbi i 100%.
Kad novac sjedne, izdavatelj piše avansni račun – to je već porezni dokument, s PDV-om i svim potrebnim podacima kao i običan račun. Ovdje pružatelj usluge mora obračunati PDV, a kupac može zatražiti pretporez. To je trenutak kad stvari postaju službene.
Zašto je avansni račun bitan?
Avansni račun ima dvije glavne funkcije:
- Štiti dobavljača – barem dio troškova pokriven je unaprijed.
- Kupcu daje sigurnost – ima dokaz o uplati, a taj iznos se kasnije odbija od konačnog računa.
Kad se roba isporuči ili usluga obavi, slijedi konačni račun. On pokazuje ukupnu vrijednost, ali odbija već plaćeni avans. Kupac plaća samo razliku, a PDV se korigira prema prethodnim uplatama.
Kako to izgleda u praksi?
- Tvrtka pošalje ponudu s opisom i okvirnom cijenom.
- Klijent zatraži predračun s točnim podacima za uplatu.
- Klijent uplati predujam.
- Izdavatelj šalje avansni račun.
- Nakon isporuke, stiže konačni račun umanjen za avans.
Tako obje strane imaju pokriće, a papirologija ostaje uredna i po zakonu.
Najčešće nedoumice
Kada zatražiti avans?
Obično kod većih projekata, dugotrajnih usluga ili skuplje robe.Je li avansni račun uvijek obavezan?
Ako uplata i isporuka padnu u isto porezno razdoblje, ne mora se izdati avansni račun.Kako obračunati PDV na avans?
.
PDV ide na iznos avansa i prikazuje se na avansnom računu. Kod konačnog računa uzima se u obzir već plaćeni PDV
Par primjera iz stvarnog života
- Građevinski radovi: Za velike projekte često traže avans od 30% do 50% – pokrivaju materijal i početne troškove.
- Nabava opreme: Kod skupe opreme dobavljači znaju tražiti i 100% avansa, za svaki slučaj.
- Uslužne djelatnosti: Kod manjih poslova (dizajn, konzultacije) avans je simboličan, možda 20%, čisto da klijent pokaže ozbiljnost.
Pregled dokumenata i njihove funkcije
| Dokument | Obvezujući | Knjiženje | Sadrži PDV | Uloga u procesu |
|---|---|---|---|---|
| Ponuda | Ne | Ne | Ne | Prezentacija usluge/proizvoda |
| Predračun | Ne | Ne | Ne | Informacija o cijeni i uvjetima |
| Avansni račun | Da | Da | Da | Dokaz o uplati predujma, porezna obveza |
| Konačni račun | Da | Da | Da | Završni obračun nakon isporuke |
Zašto razlikovati sve te papire?
Pa, nije to samo birokracija. Ako pobrkate dokumente, možete imati problema s poreznom upravom ili naplatom. Neki papiri su važni za knjigovodstvo, neki za poreze, a neki jednostavno za pravnu sigurnost. Transparentnost i točnost štite obje strane.
Još par praktičnih savjeta
U praksi firme često kombiniraju ove dokumente, ovisno o poslu i dogovoru s klijentom. Ponuda i predračun su više informativni, dok avansni i konačni račun nose pravu težinu – pogotovo za PDV. Bitno je pratiti kad se PDV obračunava (već kod avansnog računa), a kasnije ga korigirati na konačnom.
Tako poslovanje ostaje uredno, svi znaju na čemu su, a i inspekcija nema razloga za prigovor.
Često postavljana pitanj
Koje su pravne obveze vezane uz izdavanje predračuna?
Zakon ne traži predračun, ali u praksi ga svi koriste radi jasnije komunikacije s kupcem. Nije zamjena za račun i ne možete ga koristiti za knjiženje PDV-a. No, ako kupac uplati na temelju predračuna, poduzetnik mora izdati avansni račun i fiskalizirati ga.
Kako ide uplata predujma u stvarnosti?
Avansno plaćanje znači da kupac plaća dio ili cijeli iznos prije isporuke. Najčešće se to radi bankovnim transferom, ali može i gotovinom ili karticom. Kad uplata sjedne, izdavatelj mora izdati avansni račun kao potvrdu o primitku novca.
Što mora sadržavati račun za predujam?
Račun za predujam ima sve standardne elemente kao i svaki drugi račun:
- naziv i adresu izdavatelja i kupca,
- OIB obje strane,
- datum izdavanja i datum prometa,
- iznos uplaćenog avansa,
- stopu i iznos PDV-a (ako je primjenjivo).
Kako složiti ponudu za klijenta?
Ponuda mora biti jasna i pregledna, s ključnim informacijama o proizvodu ili usluzi. Uobičajeno uključuje opis, cijenu, rok isporuke i uvjete plaćanja. Dobra ponuda ulijeva povjerenje i smanjuje šansu za nesporazume.
Što sve zapravo mora biti na predračunu za proizvode ili usluge?
Kad slažem predračun, uvijek ubacim:
- naziv i opis proizvoda ili usluge,
- jediničnu cijenu i ukupni iznos,
- rok do kojeg vrijedi ponuda,
- uvjete plaćanja.
Nekad je zgodno staviti i tablicu, čisto radi preglednosti:
| Proizvod/Usluga | Količina | Jedinična cijena | Ukupno |
|---|---|---|---|
| Usluga A | 2 | 500 € | 1000 € |
| Proizvod B | 1 | 750 € | 750 € |
U čemu se razlikuju ponuda i predračun u poslovnoj praksi?
Ponuda obično daje osnovne informacije o cijeni i uvjetima, pa kupac može razmisliti prije nego što odluči. Kad kupac prihvati ponudu, tada izdajemo predračun – taj dokument služi kao osnova za uplatu. Ukratko, ponuda poziva na suradnju, dok predračun već vodi prema plaćanju.
